新しい人が入っても、すぐに仕事を引き継げる体制をつくりたい。 あるいは、密かに退職を決意し、後任向けのマニュアルどうしよかな…と悩んでませんか？
そう思いながらも、日々の業務に追われてマニュアル整備が後回しになっている会社は少なくないどころか、一般的なのではないでしょうか？
今回は、**「保管するためのマニュアル」ではなく、「現場で使われるマニュアル」**をどう作るかという視点で、マニュアル管理の考え方をお届けします。
過去にマニュアル作成クラウドサービスとして草分け的な存在だった「TeachmeBiz」を使っていたとき、はっきり分かったことがありました。
マニュアル作成・共有システム Teachme Biz｜マニュアルで生産性向上
昔は5,000円から使えたのですが.…いまはめっちゃ高いです💦
それは、「**マニュアルを作る習慣がない会社に、マニュアル作成ツールを導入しても普及しにくい」**ということです。
中小企業の多くでは、業務マニュアルそのものが十分に整備されていないどころか、整備する習慣がまずありません。
また、せっかく突然変異的に表れるマニュアルを作ってるい人が出てきても、誰も更新しないため、1年もすると結局使われなくなるケースも少なくありません。
また、昭和・平成の時代に根付いた紙文化や、入退社が今ほど頻繁ではなく教える機会が少なかった過去の働き方からマニュアルを作っても無駄になることが多かったためかもしれません。
しかし今の職場では、人の入れ替わりが増え、短期間での離職も珍しくありません。だからこそ、属人的な進め方のままではなく、デジタルを前提に業務を整えていく必要があります。
現在は、人手不足が続き、新入社員や若手に一つひとつ付き添って教えることが、以前より難しくなっています。さらに、担当者の異動や退職、急な休みがあっても、業務を止めない体制づくりが求められる時代です。
だからこそ必要なのが、若い世代でも早く業務に入れる環境を整えることです。その前提になるのが、必要なときにすぐ見られて、そのまま実務に使えるマニュアルです。
マニュアルは、単なる引き継ぎ資料ではありません。口頭でしか伝わっていない仕事や、特定の人だけが分かっている進め方を見える化し、誰でも同じ水準で業務を進めやすくするための土台です。
特に、マニュアルには次のような役割があります。
今の時代のマニュアルは、作って保管するものではなく、日々の業務の中で使い続けるものです。だからこそ、すぐ見られて、すぐ直せて、すぐ共有できる形で整えておくことが重要です。