退職者がメールを全削除してしまうケースが、数年に１回発生しています。この問題は主に以下の状況で起こります。
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😈 業務メールも、個人情報と誤認識して勝手に削除する
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😈 トラブルによる退職時の意図された報復的行動として削除する
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これらの行動は、企業にとって重大な情報セキュリティリスクとなります。特に顧客とのやり取りや重要な業務データが含まれるメールの場合、その損失は企業活動に深刻な影響を及ぼす可能性があります。そのため、適切な予防措置と対策が不可欠です。
一般的に、メールは以下の手順で削除されます。
1️⃣ 削除されたメールは、メールソフトのゴミ箱に保存
2️⃣ ゴミ箱が空（クリア）にされると、完全に復元不可能
つまり、一般的な設定では、ゴミ箱が空にされた時点でメールは完全に復元不可能となり、メールの復元ができなくなってしまいます。
※ホスティングサーバーからメールのコピーを取得する設定は可能ですが、メールが蓄積されてしまうため、あまり利用は推奨されていません。
例えば、以下のような主要なクラウドメールサービスは、これらの問題に対する解決策を提供しています。
Microsoft Exchange OnlineとGoogle Workspace以外にもさまざまなソリューションがありますが、基本的にはこの2つが主流です。どちらを選んでも間違いありません。
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Microsoftが提供する企業向けクラウドベースのメールサービスです。メールの送受信における基本機能に加え、メール復元機能により、誤って削除されたメールも管理者が簡単に復元できます。
また、メール保持ポリシーによる自動アーカイブ機能を備えており、重要なメールを自動的に保存・管理することが可能です。部署やチーム単位でのメール管理を実現する共有メールボックス機能も搭載されており、業務効率の向上に貢献します。
セキュリティ面では、高度なスパムフィルターやマルウェア対策機能を標準装備。さらに、Outlookとの完全な互換性により、既存の環境からの移行もスムーズに行えます。これらの機能により、安全で効率的なメールコミュニケーション環境を実現します。
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Googleが提供する企業向けクラウドメールサービスです。メール復元機能を備え、誤って削除されたメールも簡単に復元可能です。また、15GBの基本容量（アップグレード可能）と強力な検索機能により、効率的なメール管理を実現します。
スパム対策やマルウェア防御などの高度なセキュリティ機能を標準搭載し、AIを活用したスマートな受信トレイ管理機能により、重要なメールを見逃すことなく整理できます。さらに、Google DriveやGoogle カレンダーとの統合により、シームレスな情報共有と業務効率化を実現します。
また、管理者向けの詳細な設定オプションにより、組織全体のメールポリシーを柔軟に管理することが可能です。
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従来のホスティングメールサーバーと比較して、クラウド型のメールサービスには以下のメリットが存在します。