いにしえの拡張子 .XLS、.DOC、.PPT

「.XLS」や「.DOC」といった拡張子、いまだに見かけることはありませんか？

ExcelやWordでおなじみのこのファイル形式、実は約20年前（2007年）に新しい形式が登場した旧形式です。それにも関わらず、今なお現場では当たり前のように使われている場面が多くあります。

コムデックでは、クラウドストレージで共有されているファイルを開いたときに「互換モード」「このファイルは編集の一部機能が制限されています」といった警告を目にすることが少なくありません。

この旧形式ファイル、実は業務効率やセキュリティ、共同作業の面でさまざまなトラブルの火種になっているのです。

トラブルの原因になりはじめた「古い拡張子」

「昔からこのテンプレートを使ってるから」と、拡張子が .xls や .doc のまま保存されているファイル。何も問題がないように見えますが、実は以下のような不具合の原因になります：

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古い拡張子に起因するトラブル事例

• OneDrive や Dropbox で共同編集できない、または編集データが消えたり上書きされたりする。例えば、OneDriveで「古いバージョンで上書きされた」という報告が挙がっています。
• クラウド同期に時間や手間がかかる、ファイルが適切に保存されない。Dropboxのサポート情報にも「ファイル拡張子を変更してしまったことで開けない／編集できない」というトラブルが報告されています。
• 保存中にファイルが壊れるリスク、「ファイルが開けなくなった」「マクロが動かなくなった」という事例が報告されています。
• ファイルサイズが大きくなりやすく、クラウドストレージの容量や同期速度の負荷になる可能性があります。 </aside>

こうした旧拡張子は、2003年以前のOffice形式（バイナリ形式）にしか対応しておらず、最新のOffice環境やクラウド共有環境と完全な互換性がありません。その結果、今のクラウド中心の働き方では不都合が増えているのです。

テンプレートになっているファイルが原因かも？

意外と見落としがちなのが、「昔作ったテンプレートファイル」がいまだに .xls や .doc 形式のままになっているケースです。

たとえば：

• 勤怠表のテンプレート
• 見積書のひな形
• 経費申請書のフォーマット

これらを毎年複製して使っているうちに、古い形式のまま延々と使い回され肥大化がス進んでいる…というパターンが非常に多く見られます。

このようなテンプレートを最新形式で保存しなおすだけで、ファイルサイズが大幅に軽くなったり、クラウド上での挙動が安定したりすることもあります。

つまり、クラウド時代のファイル運用には明らかに旧形式は不向きなのです。一見して小さな問題に見えても、積み重なると業務全体の生産性に大きく影響します。